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如何实施采购集约化变革,短期内达到管理层的期望?

2020-09-27 17:02:14产品采购 212人已围观

对策:充分认识管理变革的复杂性,科学设计采购集约化变革方案,分段推进。选取有代表性的组织或业务环节作为试点,采用速赢方案,在短期内快速实现采购集约化的管理价值,增加企业高层领导以及相关方面对集中采购的信心。



一、以往的大量实践表明,从分散采购到集中采购的管理变革不是一蹴而就的。

  1. 很多行业中领先的全球性国际公司,或大型、特大型国有企业,企业组织结构复杂,各事业部或所属企业的地理分布跨度很大,原有采购管理的运作方式和管理系统各不相同,采购物资总支出金额大,物资涉及范围广、品类多。
  2. 因此,采购集约化的变革方案应考虑行业特性、企业规模、发展战略、管控模式、采购规模及物资复杂度等多种影响因素,根据企业战略发展目标对采购管理的要求,以及总部对各事业部或所属企业的整体管控模式,确定最适合的集中管理模式和各业务环节的运作模式。
  3. 鉴于变革的复杂性,通常将总体目标切分为阶段性目标,分阶段地实现不同组织范围、不同业务范围、不同管理深度的集约化管理目标,保证从分散到集中的平稳过渡。为在短期内达到企业高层对集约化管理的期望,通常会采用速赢方案,选取有代表性的组织或业务环节作为试点,在短期内快速实现采购集约化的管理价值,增加企业高层领导以及相关方面对集中采购的信心。

二、复杂程度较高的采购集约化变革通常需要历时较长的分阶段实施:

  1. 比如,中国石油化工集团公司集中采购变革历程已经将近15年,通过推进不同组织范围、不同采购管理业务范围的集约化管理,目前形成总部集中采购和组织采购的管理模式,总部集中采购率从1995年的不到2%提高到2009年的42%。
  2. 中国石油集团公司业务覆盖上游、炼化和下游,年度采购支出约2000亿人民币,采购物资涉及60大类,采购组织涉及100多家所属企业,多年来一直在持续优化采购集约化管理,目前采取两级集中、三级操作的采购管理模式。
  3. 中国移动的集中采购发展已经历时4年,目前总部和省公司两级采购集中度为95%,仍在持续探讨更深层次的采购集约化管理。
  4. 国家电网多年来也一直在推进采购集约化管理,2010年实现一级集中采购比例为85%。借鉴国内外各个行业中领先企业的管理实践经验,我们认为在实施复杂程度较高的采购集约化变革时,设计切实可行的变革方案是变革成功的基础。

三、变革方案的关键点包括:

1、现况诊断:
目的在于充分理解变革的复杂性,包括采购支出分析、现有采购管理能力分析(管控架构、运作方式、组织结构、关键能力等),以及系统评估等。完成商业案例分析,模拟集中采购模式并对预期收益进行评估,形成诊断报告。
2、规划并实施变革:
目的在于确保采购集约化变革的成功,并在短期内体现变革价值。规划方案主要包括集中采购的整体发展规划、整体目标及各阶段目标,变革第一阶段的管控架构、运作方式、管理制度、品类规划、业务流程、组织、系统、实施计划、速赢方案等。通常分为第一阶段辅助实施及业务能力提升两个并行的工作内容。
3、持续推进:
细化并实施后续各个阶段的变革,分步实施集采品类的战略采购,持续提升采购管理各项能力。

国内一个大型央企的采购集约化管理变革,在内外部环境分析的基础上,结合企业采购管理的现况,设计了集中采购变革的整体方案,并规划了后续的三个发展阶段。经过短短六周的筹备阶段后,平稳完成分散到集中采购的变革,在总部及40多个所属企业落实了新的集中采购管理模式,并通过三个月的速赢方案完成了预定的总部集中采购任务,平均实现降低采购成本3%以上,其中一项重点物资降低成本超过20%,为集团带来直接经济效益约4000万元人民币,在集团公司范围内建立了良好的信心。